2022 yılında destek verdiğim ofislerde en sık gördüğüm sorunu bugün masaya yatırıyorum. Neden mi? Çünkü brokerler masada çok fazla para bırakıyorlar. Belki kazandıklarından 2-3 kat bir paradan bahsediyorum. Masada duran parayı almamak sanırım ya işi önemsememek ya da nasıl yapılacağını bilmemekten kaynaklanıyor. 

Ekip Takibinin Önemi

Bir gayrimenkul ofisinde 4-8 adet danışman varsa, broker bu sayıda danışmanı kolayca takip edebilir. Bunu yapmakta zorlanmaz. Bu nedenle küçük ekibe sahip ofisler daha verimlidir. Karlılık oranları daha yüksektir. Ancak toplam üretkenlikte aşağı sevide kalırlar. 

Ekipteki danışman sayısı 12 kişi geçtikten sonra sıkıntılar başlar. Broker her ne kadar yönetebildiğini düşünse de insan beyninin hafıza kapasitesi bunu kaldırmaz. Devreye kalem kağıt veya tablolar girer. Markaların bu takibi kolaylaştırıcı sistemleri vardır. Ancak broker kullanmaya alışamazsa, yine eski tas eski hamama döner. 

Büyüme Ne Sağlar

Gayrimenkul ofislerinde büyümeye paralel karlılık ofisin hem yıllık ürettiği ciroyu hem de varlığını artırmaya önemli derecede katkı sağlar. Yerinde sayan brokerlerin en büyük hatası ekibi takip etmemek veya işleri yuvarla gitsinle idare edip kendisinin Al-Sat işlerine bulaşmasıdır. 

Her broker 3. yıldan sonra Al-Sat  işine mutlaka girmelidir. Yılda yapılacak olan 4 ile 6 adet Al-Sat işlemi bir sonraki yılın giderlerini sıfırlar ve broker çok daha yüksek bir özgüvenle çalışır. Bir yıl sonrasını finanse edecek bir bütçenin hazırda olması, brokerin korkularını ortadan kaldırır. 

Ekip olarak büyümek bir yandan geliri artırırken diğer yandan brokerin iş yükünü çok fazla miktarda artırır. Bu artış, yapılan işin yani takibin kalitesinde bozulmaya neden olur. Çünkü broker yeterli zaman ayıramaz. Ekip takibinin kalitesi giderek düşmeye başlar. Bu durum masada çok para kalmasına neden olur. 

Sayı mı, Kalite mi?

Ofislerde danışman sayısı ile kalite çoğunlukla karışıyor. Çok danışman sayısı bir maharet sayılabiliyor. Sağlıklı bir ekip büyümesi için sistem gerekir. Ekip performans takip sistemine sahip olmayan ofisler ise, zaman içinde zarar etmeye başlarlar. Çünkü nakit akışı ile varlık durumunu aynı şey zannederler. 

Kaliteli bir takip sistemi ve performans ölçümü için mentorluk gerekir. Bir ofis brokeri haftada 2 tam gün mentorluk yapabilir. Diğer günlerini başka görev ve amaçlar için kullanmak zorundadır. Günde ancak 6-8 adet mentorluk görüşmesi yapılabilir. Özet olarak bir broker en çok haftada 16 mentorluk yaparak kaliteli bir takip süreci yönetebilir. 

Kalabalık Ofislerde Durum Nasıl

Kalabalık ofis oluşturma fikri bize yabancı markalardan bulaştı. Ancak onların derdi başkaydı. Kalabalık ofisler her danışmandan belli bir aidat aldıkları için ofisin temel giderlerini karşılayıp daha fazla kar etmek adına kalabalık ofisleri köpürttüler. 

Bazı kalabalık ofislerde maalesef birbirini tanımayan danışmanlar olabiliyor. Bu durum son kullanıcı için hoş bir durum yaratmıyor. Güvensizlik duygusuna neden oluyor. Ekibin araya birisi girip kart bastırıp karışsa kimsenin haberi dahi olmayacak durumdalar. 

Bu kalabalık ofis aidatları bazen IT altyapısı bazen eğitim adı ile alınıyor. Küçük bir hesap yaparsanız, 100 kişilik bir ekibe sahip ofis 500.-TL aidat alıyorsa, ayda 50,000.-TL bir ek gelire sahip oluyor. Bu bir ek finansman kaynağı. 

Ancak paylaşımlı ofis mantığında ofisin tüm alt yapıyı sağlaması ve bunu danışmana yansıtmaması gerekir. Çünkü zaten gelirin % 50’sini alıyor! Aidat da neyin nesi?

Ne Yapmak Lazım  

Operasyon sorumlusu tüm süreçlerin işlemesi için makro düzeyde performans takibi sağlar. Bu yöneticinin altında Performans Mentorları olması gerekir. Her bir mentor en fazla 30 danışmana hizmet verebilir. Eğer 100 kişilik bir ofisten bahsediyorsak içerde en az 3 adet profesyonel Mentor olması beklenir. 

Mentorlar düzenli olarak operasyon sorumlusunu bilgilendirerek ofisin bütçe nabzının ölçülebilir hale gelmesine olanak sağlar. 

Sistem Olmazsa, Ne olur

Çok kısaca ifade etmek gerekirse, masada tonlarca para kalır. Broker bir süre sonra bundan şikayet etmeye başlar. Önce ilk can simidi olan motive edici eğitimlere başvurulur. Bunlar biraz fayda etse de uzun soluklu ve kalıcı bir fayda sağlamaz. 

Danışmanın portföy, sözleşme, servis ve kapanış takipleri yapılamadığı için kalite düşmeye başlar. Gelir düştüğünde ve işler çığrından çıktığında broker, kendisinin fazlasıyla çalışıyor olduğunu fark eder. Çünkü bütçe dengesini tutturmak adına içeriye para sokması gerekecektir. 

Sistem olamz ve takip yapılmazsa, hem danışmanlar hem de ofis bolca zaman ve emek kaybeder. Zaman içinde gayrimenkul ofisi bir kafeye döner. Dedikodu başlar ve zaman içinde ofis yavaş yavaş batar. 

Kabahat ise, brokerde değil başkalarındadır. 

Evet, bu haftalık da bu kadar olsun. 

Görüşmek üzere.

Yılın son ayı HOŞ GELDİN!

Güven AÇIK