Gayrimenkul Ofislerinde Sorunların 5 Temel Nedeni

Bir gayrimenkul ofisi sahibiyseniz doğal olarak sorunlarınız olacaktır. Bu sorunları çözmek ve başarı yolculuğunuza devam etmek durumundasınız. Pes etmeniz beklenemez.

Bir ofisi kapanmaya kadar götüren ve önemli derecede zarara yol açan temel nedenler nedir? Bu sorunun yanıtını bu yazımda bulabilirsiniz. Eğer siz de bu sorunları yaşıyorsanız, önerdiğim çözümleri derhal uygulamaya koymanızı tavsiye ederim. Aksi halde sektörde kaybolup gidebilirsiniz. 

Gayrimenkul ofislerinde sorunların kaynakları neler olabilir şimdi tek tek sıralayalım. 

Ne Yapacağını Bilmemek

Gayrimenkul sektöründe çalışıyorsanız ilk adım olarak ne yapacağınızı bilmek zorundasınız. Bu hem bilgi hem de deneyime dayalıdır. Eğer temel işlerde sorunlar yaşıyorsanız, ekibiniz veya çalışanlarınız ne yapacaklarını bilmiyor olabilirler.

Ofisinizde neler yapıldığını öğretebilmek için bir eğitim ve öğretim programına ihtiyacınız olacaktır. Çalışanlarınızın ve danışmanlarınızın işlerini yapmaları için her şeyi bildiklerini farz etmek sakıncalıdır. Siz ihtiyacınıza göre neler yapılması gerektiğini tüm kapsam ve detayı ile veriyor, öğretiyor olmalısınız. 

Bir marka temsilcisi iseniz, danışmanlarınızı marka eğitimine göndererek bu sorunu aştığınızı düşünebilirsiniz. Ancak eğitimde öğretilenler veya anlatılanlar ofiste davranışa dönmüyor ise danışmanlar aslında halen ne yapacaklarını bilmiyorlardır. 

Danışman ve çalışanalarınızın ne yapmalarını gerektiğini ayrıntılı bir şekilde anlatan yol gösterici bir kılavuz hazırlamak ve bunu güncel tutmak çok yararlı bir çözüm olabilir. Eğer ofisinizde bir eğitim birimi kurduysanız bu ekip danışmanların ne yapmaları gerektiğini öğretebilir ve uygulanıp uygulanmadığını da denetleyebilirler. 

Nasıl Yapacağını Bilmemek

İşe aldığınız danışmanlar her ne kadar eğitim alsalar dahi bu bilgiyi nasıl sahaya yansıtacaklarını bilemezler. Yani ne yapacaklarını az çok tahmin ediyorlardır ama nasıl yapılcağı konusunda bir fikirleri olamayabilir.

Ne yapacağını bilen ama nasıl yapacağını bilmeyen danışmanların bolca gözlem yapmaya ve provaya ihtiyacı olacaktır. Her yeni danışman eğitimden döndükten sonra ona bir yol gösterici deneyimli danışman atamalısınız. Bu deneyimli danışmanlar yeni danışmanlara ilk ay boyunca işlerin nasıl yapıldığını anlatmalı, göstermeli ve öğretmelidirler. Bu bir tür usta çırak ilişkisidir. Bu ofis kültürünün oluşmasına ve dayanışmanın güçlenmesine neden olur. 

İşin nasıl yapılacağını pekiştirmenin en emin yolu bolca prova yapmaktan geçer. Yeni danışmanlar eğitim sonrasında bir tutundurma programına alınarak 90 gün boyunca bir program çerçevesinde takip edilmeli ve onlara düzenli görev atanmalı, sonuçları ve gelişimleri onlar ile paylaşılmalıdır. 

Neyi nasıl yapması gerektiğini öğrenen bir çaylak danışman kendi başına bölge çalışması yapabilir ve sözleşmeli portföy alma konusunda tüm engelleri aşabildiğinde artık kendi başına yoluna devam edebilir. Kendisinden sonra gelen yeni çaylaklara bilgisini aktardıkça kendi eksiklerini görecek ve bunları gidermeye çalışacaktır. Bu süreçte ofis mentoru yeni danışmanlara yol göstermeli ve onları desteklemelidir. 

Motivasyona Sahip olmak

Danışmanın başarı yolculuğunda en çok ihtiyacı olan kaynak kesintisiz bir motivasyondur. Bu motivasyon, bazı danışmanların kendi içinden gelirken, büyük çoğunluk ise dış motivasyona ihtiyaç duyar. Gayrimenkul Danışmanlığı göründüğünden çok daha zor bir meslektir. Çoğu insan dışarıdan baktığında sadece yüksek kazancı fark eder. Üretilen kazanç buzdağının görünen kısmıdır. Mülk sahibi aramaları, bölge çalışması, sözleşme almak, servis vermek, raporlama yapmak gibi görünmeyen bir çok iş danışmanın asıl boğuştuğu işlerdir. Kimse suyun altındaki kısmı göremez.

İç motivasyonu yüksek danışman yoluna devam etmekten kaçınmaz. Ancak dış motivasyona ihtiyaç duyan kalabalık grup sürekli motive edilmelidir. Bu hem bireysel olarak yapılan motivasyon toplantıları hem de toplu olarak yapılan eğitim, yemek, eğlence türü aktivitelerdir. 

Bir ofis yöneticisi veya ofis brokerinin en hassas olması gereken şey ekibin motivasyon durumudur. Ekip motive ise, o ofiste hem işbirliği olur hem de işlem. Motivasyonu kesintiye uğratan en büyük tehlike, ofis içinde yapılan yersiz dedikodu ve gruplaşmalar, bölünmelerdir. Brokerlerin bunun önüne geçmesi olmazsa olmazdır. Özellikle, Broker bir danışmanı diğer danışmanlara şikayet etmemeli ve onun arkasından konuşmamaya özen göstermelidir. 

Broker her danışmana eşit mesafede olmalı, kimseyi kayırmadan ve dengeli bir şekilde liderlik yapmalıdır. Lider kantarın topuzunu kaçırması halinde kolay kolay bir daha ekibi çekip çeviremez. Kendi sonunu kendisi hazırlamış olur. 

Broker ekibi motive etmekten, heyecanladırmaktan tek başına sorumludur. 

Doğru İşe Alım Yapmak

Bir gayrimenkul ofisi ancak ekiple var olur. Aksi halde iki üç kişilik bir ofis istenen hedefleri yakalamakta zorlanır. İlk 3-4 kişiyi bir Broker kolaylıkla bulur ama bu sayı yeterli olmaz. İşe alım bir brokerin kesinlikle çok iyi bilmesi gereken bir yönetim yetkinliğidir. 

Doğru insanı, işe doğru yöntemle almak güçlü bir ekip oluşturmanın temel taşıdır. Her brokerin işe alımı nasıl yapacağını öğrenmesi, kendinini bu alanda eğitmesi, geliştirmesi gerekir. Sonuçta gayrimenkul danışmanlığı ekip işidir. Ekip ne kadar büyük ve etkin olursa, alınan sonuçlarda o kadar tatmin edici  olur. 

Tehlikeli olan düşünce gayrimenkul danışmanlığını herkesin yapacağına inanmaktır. Bu öğrenilmiş bir çaresizliktir. Gayrimenkul Danışmanlığını herkes yapamaz. Kişinin doğuştan gelen bazı özellikleri bu mesleği yapmayı sadece kolaylaştırır. Örnek olarak dışa dönük ve girişken olmak danışmanda kesinlikle olması gereken temel kişilik özellikleridir. 

Hatalı bir işe alım zaman, emek ve para kaybıdır. İşe alımda bir Broker ne kadar hassas davranır ve işini profesyonelce yaparsa, o kadar başarılı olur. Her önüne geleni işe almak sonuçta çok pahalıya mal olur. 

İşe alım konusunda Broker yetersiz olduğunu fark ediyorsa, bu konuda mutlaka bir destek almalıdır. Bu destek, ya bir işe alım uzmanını işe almak ya da bu alanda dış destek kulanmak olabilir. Şampiyonlar liginde oynamak istiyorsanız, takımınıza yıldız oyuncuları almak zorundasınız. Geleni geçeni takımınıza alırsanız, küme düşebilirsiniz. 

Sistem Eksikliği

Danışmanlar ne yapacaklarını ve nasıl yapacaklarını biliyorlarsa, Motivasyonları yüksekse, Doğru kişiler işe alınıyorsa, ama hala sorunlar devam ediyorsa, işte o zaman bir sistem sorunu var demektir. 

İşe alımdan, sözleşme alımına kadar her gayrimenkul ofisinin bir sisteme ihtiyacı vardır. Tüm süreçler biliniyor, Kim, Neyi, Nasıl, Ne zaman, Nerede yapacak tarif edilmişse, sorun yoktur. 

BUnun yerine sistemsizlik varsa bu kısa sürede tüm emekleri ve yatırımı yok edebilir. Her gayrimenkul ofisi güçlü bir sisteme sahip olmalıdır. Günümüzde bu sistemler dijital olarak mevcut. İsterseniz yazıp çizerek isterseniz de bilgisayar kullanarak bir sisteme sahip olabilirsiniz. 

Sistemsizlik önemli bir sorundur. Tüm çaba ve gayreti çöpe atmaya neden olur. Daha ilk günlerden başlayarak süreçleri doğru tanımlayıp yeterli bir takip sistemi kurulmalı, bu sistemin de güncel tutulması gerekir. Aksi halde sistem bir süre sonra geride kalır ve atıl hale dönüşür. 

Sistem olmadan bir gayrimenkul ofisi yönetmek ve ondan performans beklemek akıl noksanlığıdır. Günümüz şartlarında iyi bir sistem kurmak hiç zor değildir. Konusunda uzman kişilerden ve firmalardan alacağınız destekle geleceğinizi ve ofisinizi garanti altına almış olursunuz. 

Bir sisteme sahip olduğunuzdan mutlaka emin olun. 

Evet, uzun zamandır yazmaya fırsat bulamıyordum. tapu.com‘daki iş geliştirme sorumluluğu beni bir hayli meşgul ediyor. Bundan sonra yazmaya devam edeceğim. 

Bu yılın son çeyreğine geldik. Umarın ilk üç çeyreğiniz iyi geçmiştir. Ben son çeyrekten çok ümitliyim. Gayrimenkul sektörü bu son çeyrekte iyi işler yapacağa benziyor. 

Hepinize bol kazançlı bir son çeyrek diliyorum.

Haftaya görüşmek üzere.

Güven AÇIK