Sistem Kurulumu

KÜÇÜK ÖLÇEKLİ İŞLETMELER

Bu grup ülkemizde bolca rastlanan gruptur.  Genelde semt emlakçısı veya köşe emlakçısı olarak anılırlar. Büyük bölümü asker emeklisi veya öğretmen emeklisidir. Can sıkıntısından emlakçı arkadaşının yanında işi öğrenir ve sonunda kendi ofisini açar.

Ofisleri 40-50 metre karedir. Düz ayaktır ve isim olarak mahallede ve semtte ünlüdür. Ekipte girişimci dışında bir bayan veya erkek asistan, iki ya da üç yancı emlakçıdan oluşur. Yancılar girişimcinin tanıdıkları veya bir hukuku olan kişilerdir. Kazanılan gelir yancılar ile pay edilir. Bu pay oranı 70/30 veya 75/25 oranındadır. Yancının payı %30 u geçmez.

Ancak, patron ekipte sıkışanlara maddi destek çıkar. Onların sağlık veya mutfak giderlerine kasadan takviye yapar. Maddi sıkıntısı olan kasadan para çekebilir. Bu belli bir miktara kadardır. İş çığırından çıkarsa patron duruma müdahale eder.

Patron ile ekip arasında sürekli bir alacak verecek hesabı görülür. Çoğunlukla ekip kasaya borçludur. Bazen takıp giden de olur.

Küçük işletmelerde dayanışma ve iş birliği çok güçlüdür. Patrona saygıda kusur edilmez. Zaten patron kasadan sorumlu olduğu için ekip maaşlı gibi işini en iyi şekilde yapar. Ekibin esnafla ve kahvelerle paylaşımı çok yüksektir. Mahallenin tüm apartman görevlileri bir nevi muhbirlik yapar ve paylarını alırlar.

Bu işletmelerde network (ağ) çok iyi çalışır. Güvene dayalıdır. Adalet şeffaftır. Sorun yaşananlar ile iletişim derhal kesilir ve mahalleden kovulur.

Bu grupta ofiste çalışanların sayısı 8-10 a kadar çıkabilir. Bölge verimli ve göç alıyorsa fazlasıyla seri işlem sayesinde herkes parasını kazanır. Çalışan sayısı 10 dan fazla olduğunda kopmalar ve dağılmalar yaşanabilir. Ekipten bazı arkadaşlar ayrılıp iki sokak öteye benzer isimde bir gayrimenkul ofisi açıp rekabet yaratabilirler. Rekabet bir süre iki ofisi diri tutsa da birinden biri kısa zamanda havlu atar. Kapanan ofistekiler diğer ofise gidip “biz ettik sen etme” diyerek kaldıkları yerden çalışmaya devam ederler.

Benzer durum ulusal ve uluslararası markalarda da olabilir. Bir markadan franchise almış olan basiretli bir girişimci, eğer deneyimi de varsa bir mahallede cadde veya sokak üzerinde ofis açabilir.

Burada durum biraz daha farklı gelişebilir. Çünkü markalar belli kurallar altında ofis açılmasına izin verdikleri için düzen ve tertip açısından daha fazla kurumsallık göze çarpar.

Bu ofisler de en az 2-3 kişi ile başlar. Girişimci ve bir işi bilen danışman. Bir de sekreter adı altında bayan çalışan olur. Eğer girişimcinin etki çevresi geniş ve liderlik özelliği ön plandaysa ekip sayısı 4-6 arasında olabilir.

Bu ofisler denetlendikleri ve belli normlara göre çalıştıkları için daha tertipli ve düzenlidirler. Ofislere girildiğinde kurumsallık göze çarpar. Çünkü markanın yıllardır sahip olduğu deneyim kendini ofis ortamında gösterir.

Burada başarı daha çok girişimcinin hırsına, profesyonelliğine ve liderliğine kalır. Franchise satın alındıktan sonra bu girişimcileri yüzde sekseni yalnız bırakılır. Merkez ofislerden bir destek ve ilgi görmezler. Denize düşmüş olan girişimci boğulmamak adına ya kendi bilgi ve deneyimlerine sarılır ya da bu işi bilen markadaki diğer profesyonellere sarılır.

Kararlı, azimli ve sebatkâr olan girişimciler bu denizde yüzmeyi öğrenirler. Panikleyen ve ne yapacağınız bilemeyen girişimciler ise şikâyet etmeye ve satın aldıkları markayı suçlamaya başlaralar. Maalesef düzen böyledir. Gemisini kurtaran kaptan olur.

Girişimci bir taraftan doğru marka seçimini yapmalı aynı zamanda kendi işini kendisi yapacak cesarette olmalı.

En iyisini hayal edip en kötüsüne hazırlık yapmalıdır.

ORTA ÖLÇEKLİ İŞLETMELER

Bu işletmeler genelde sektörde beşinci yılını doldurmuş işletme sahiplerinin yönettiği, en az 12 danışmanın iyi performansla çalıştığı, 150 m2 çalışma alanının olduğu kendi ayaklarının üzerinde durmayı başarmıştır.

Bu boyuta gelmek zaman alır. Emek ve yatırım gerektirir. Profesyonel düşünebilen ve doğru adımları atan, bir büyüme stratejisi olan broker bu düzeye gelebilir.

Bazen orta ölçekli işletmelerin sıfırdan açıldığına tanık olabilirsiniz. Bu ofisler çoğunlukla büyük ofislerden kötü yönetim nedeni ile kopan, kendi aralarında iyi anlaştıklarını düşünen ve içinde lider kişiliklerin olduğu yapılardır. En az 3-4 yıl deneyimleri vardır. Bu deneyime güvenerek ve ellerindeki iş potansiyeline inanarak yeni ve orta ölçekli bir ofis açma girişiminde bulunurlar.

Bazen bu kopmalar başka markalara geçiş olarak da görülebilir. Bu tür kopmaları bazen markaların franchise satış uzmanları planlayarak yaparlar. Büyük ofisleri bölüp yeni ofisler açarak franchise sayılarını artırma derdindedirler.

Bu yapılarda çoğunlukla bir düzen ve kurumsallık görürsünüz. Bunun nedeni sahada kazanılmış deneyim ve bilgi birikimidir. Daha emin adımlarla ve bilinçli bir sistemle iş yaparlar.

Orta ölçekli işletmeler doğru yönetilmeleri halinde büyük işletmeye dönüşme kapasitesine sahip olurlar. Ofisler hem mekân hem de kişi olarak büyüdüklerinde yönetim belli oranda zorlaşır. Bunu aşmanın yolu doğru yönetim yapısının kurulması ile aşılır. Orta ölçekli işletmelerde en çok 12 kişinin oluşturduğu takımlar bulunur. Bu takımlar ya bölgesel ya da iş cinsine göre, konut, ticari veya arsa olarak ayrılırlar.

Orta ölçekli işletmelerde hem çalışma kuralları bellidir hem de daha organize bir yönetim görürsünüz. Yönetimin tepesinde broker veya brokerler olur. Hiyerarşik olarak onların altında deneyimli ve yetkin bir Ofis Yöneticisi çalışır. Yönetici gayrimenkul işlemi yapmaz. Maaş ve yılsonu primi ile çalışır.

Ofis yöneticisini destekleyen becerikli bir Ofis Asistanı vardır.  Ofis asistanı ofisin gözü kulağı durumundadır. Ofis yöneticisinin yapması gereken tüm işlerin hazırlayıcısı ve veri toplayıcısıdır. Yetkinlikleri kapsamlıdır. Çoğunlukla profesyonel bir iş kolundan transfer edilmiştir. Deneyimli ve ne yaptığını bilen bir sağ koldur.

Ofis asistanı dışında bir karşılama sekreteri vardır. Bu sekreter hem gelen çağrıları hem de ofise çat kapı veya planlı gelen müşterileri karşılar. Diğer yandan Ofis Asistanının üzerinde yük olan dış işleri de takip eder.

Ofis sekreteri ofisin dış yüzü ve dış sesi niteliğindedir. Sadece becerikli olması değil aynı zamanda konuşmasına ve giyimine özen göstermesi beklenir. Ofis odalarının düzeni ve malzemelerin stok durumu çoğunlukla sekreter görevi olan kişidedir. Bazen aynı kişinin mutfak ve temizlik sorumluluğu da olabilir. Mutfağın düzeni ve tertibi sekreter tarafından organize edilir. Ofisin genel ve kapsamlı temizliği haftalık veya aylık olarak dış çalışanla çözülür. Acil durumlarda sekreter devreye girebilir.

Orta ölçekli ofislerde bütçe imkânı varsa mutfak ve temizlikten sorumlu bir çalışan daha olabilir. Bu görevli ofisin tam temizliğinden ve mutfağın tüm işlerinden birinci derecede sorumludur.

Yine bazı orta ölçekli ofislerde ön muhasebeye bakan sorumlular da olabilir. Bu çalışanlar ofisin nakit akışı ve muhasebe işlerini takip ederler. Satın alım ve ödemeleri Ofis Yöneticisi ile birlikte koordineli olarak yürütürler.

Nadir de olsa orta ölçekli ofislerde bilgisayar işlerinden anlayan, intranetten veya sosyal medyadan sorumlu çalışanlara rastlayabiliriz.

Yakın dönemde orta ölçekli ofislerde işe alım, seçme ve yerleştirme yapan insan kaynakları bölümleri görülmektedir. Bu görevi içerden deneyimli bir danışman üstlenebilir. Ya da İK alanında eğitim almış bir çalışan da işe alınabilir.

Bu bölüme genelde İngilizce isimle “Recruting” denildiği görülmektedir. Bu birimin görevi işe alma ve işten çıkartmadır. Özlük işleri konusunda fazla bir sorumluluk taşımazlar. Performans yönetimine karışmazlar. Ofisin daha çok sosyal aktivitelerinde rol alırlar. Ödül töreni, yemek ve eğlence düzenleme işlerine bakarlar. Ya da ofisin çalışanlarını ilgilendiren önemli açıklamaları ve disiplin konularını yürütürler.

BÜYÜK ÖLÇEKLİ OFİSLER

Hem hacim olarak hem de ekip olarak büyük olan giren bu tür ofisler ya başlangıçlarını bu şekilde yapmışlardır ya da zamanla bu seviyeye gelmiş olabilirler.

Hacim olarak en az 400 metre kare bir mekâna sahiptirler. Tek kat veya çok katlı olabilir. Bağımsız bina da olabilir. Yüksek bir tabela değerine sahiptir. Çoğunlukla A sınıfı bir ticari binada hizmet verirler.

Mekân bölümlere ayrılmıştır. Her iş kolu için ayrı katlar veya departmanlar vardır. Tüm alt yapı hizmetleri dışardan temin edilir veya binanın kendi bakım hizmetleri tarafından sağlanır. Kira ve aidatları doğal olarak yüksek ofislerdir.

Çalışan gayrimenkul danışmanı sayısı en az 40 kişidir. Yönetim orta ölçekli işletmelere benzer yapıdadır. Daha fazla uzmanlıklara rastlanır. Yönetim nadiren tek kişide olur. Çoğunlukla ortak brokerler veya dış yatırımcı ortaklar vardır. Hiyerarşi belirgin bir şekilde göze çarpar.

Ofis yöneticisi yerine Genel Müdür unvanına rastlayabilirsiniz. Genel müdür  gayrimenkul sektöründen olmayabilir. Maaş ve primle çalışır. İşletmenin tüm sorumluluğu onun omuzlarındadır.

Genel müdür stratejik planlamadan, cirodan ve performanstan birinci derece sorumludur. Genel müdüre hem yönetim çalışanları raporlar hem de Takım Liderleri.

Bu yapılarda finans, insan kaynakları, bilgisayar teknolojileri departmanları vardır. Kurumsallık ve profesyonel yönetim ön plandadır.

Büyük işletmelerin giderleri de sorunları da büyük olur. Doğru bir vizyon ile yönetilmeleri halinde bulundukları bölgenin gayrimenkul ihtiyacını karşılayabilirler. Büyük işletmelerin arkasında güçlü bir finans yapısı vardır. Bütçe ve varlıklarını profesyonelce yönetirler.

Aynı zamanda yönetim olarak da işlerini kusursuz yaparak ekibin kalıcı ve mutlu çalışabilmesine olanak sağlarlar.