Yıllık İşlem Performansınızı Nasıl Yükseltirsiniz?

Bir danışmanın yıllık işlem hacmi danışmanın kalitesini ve niteliğini ortaya koyar. Bu nedenle her bir danışman Yıllık İşlem Performansını nasıl yükseltebileceğini öğrenmelidir. Aksi halde yerinde sayar.

Danışman yıllın sonunda bir değerlendirme yaptığında tüm emeğinin karşılığının çok düşük olduğunu fark eder.

Eğer Performansını ölçmek için bir sistemi varsa!

İşlem Performansı Nasıl Ölçülür?

Bu konuda farklı yaklaşımlar olsa da performansı ölçmenin ilk temel kriteri İşlem Sayısı/YIL olarak tanımlanır. Yani bir yılda yaptığınız toplam satılık veya kiralık adeti sizin ilk karne notunuz olur.

Performans Kriterleri arasında en önemlisi olan İS/Y değeriniz 12 – 18 adet arasında ise performans sonucunuz; BEKLENEN düzeyindedir. İşlem sayınız 12 adetin altında ise performans sonucunuz DÜŞÜK ‘tür. Eğer işlem sayınız 18 – 24 adet arasında ise, performans sonucunuz İYİ ‘dir. İşlem sayınız 24 – 30 adet arasında ise performans sonucunuz ÇOK İYİ ‘dir.

Bu işlem kriterinden sonra ikinci önemli kriter ise işlem fiyat aralığıdır. Bu da hedef belirlerken hesaplanması gereken bir ölçüttür. Doğru hesaplanması gerekir. Aksi halde çok işlem yapılmasına rağmen danışman gelir üretemeyebilir.

İşlem Performansı Nasıl Takip edilir?

İşlem performansı Yıllık, Aylık ve Haftalık dönemler halinde takip edilmelidir. Performans ölçümleri her haftanın, ayın ve yılın sonunda yapılmalı ve kayıt altında tutulmalıdır.

Burada önemli olan temel konu yıllık hedefin doğru tespit edilip edilmediğidir. Yıllık hedef hatalı tespit edildi ise, sonuçlar da memnun edici olmayacaktır.

Performans takibinde Yapı Taşı Haftalık Faaliyet ölçümüdür. Yani her haftanın tek tek ölçülmesi ve değerlendirilmesidir. Bunu inşa ettiğiniz evin yapı taşı olan tuğlaya benzetebilirsiniz. Eğer bu tuğlaları gelişi güzel dizerseniz. Sonucundan hiç mutlu olmayacağınız bir ev sahibi olabilirsiniz.

Haftalık faaliyetler aylık faaliyetleri, aylık faaliyetler de yıllık faaliyetleri belirlediği için haftalık performans ölçümünüz sizin yıllık performansınızı net olarak ortaya koyar.

Yıllık Performansı Ölçmenin En Kolay Yolu

Ben herhangi bir danışmanın yıl sonunda hedefine ulaşıp ulaşamayacağını haftalık iş planına bakarak kolayca tespit edebiliyorum.

Her şeyden önce danışman bir haftalık iş çizelgesine sahipse bu doğru yönde olduğuna işaret ediyor. Hafta iş çizelgesinin günlerini doğru planlayıp bunları gerçekleştiriyorsa, danışmanın haftası, ayı ve sonunda yılı verimli olacaktır.

Eğer danışman haftalık iş çizelgesine bir şey işlememişse, haftalık bir çizelge de kullanmıyorsa, işini kadere bırakmış anlamına gelir.

Başarılı ve bu sektörde yüksek gelir üreten tüm profesyonel danışmanların ortak özelliği; Yıllık Hedef belirlerken doğru bir model kullanmalarıdır. Bir diğer ortak özellikleri ise, kendi performanslarını haftalık, aylık ve yıllık dönemlerde kesintisiz olarak ölçmeleri gözden geçirebilme becerileridir.

Yıllık Plan Yap Haftalık Olarak Ölç

Yıllık hedeflerinize ulaşmak ve performansınızı yüksek düzeyde tutmak istiyorsanız, yapmanız gereken sadece, yıllık bir plana sahip olup bunu aylık, haftalık olarak takip etmek ve ölçmek olmalıdır.

Haftalık gelişmenizi ölçmek size önemli bir geri besleme ve öğrenme fırsatı sağlar. Bu öğrenmeyi maksimum düzeye çıkartmak için bir takip sistemine sahip olmalısınız. Benim geliştirmiş olduğum IV90 Performans Takip Sistemi bu konuda size bir katkı sağlayabilir.

Günümüzde verimli çalışmayı sağlayan dijital uygulamalar olmasına rağmen bunların bir çoğu isteneni vermiyor. Uzmanlar bunun nedenini hala zihnimizin dijitalleşmeye uyum sağlayamamış olmasına bağlıyor.

Gelecekte yeni nesil danışmanlar dijital uygulamaların faydasını görecekler. Bizim için biraz daha zamana ihtiyaç var. Bu tür verimlilik sağlayan dijital uygulamaların önemli bir bölümü yabancı dillerde. Türkçe bir uygulama bulmak zor. Merak edenlere birkaç örnek uygulama ismi vereyim;

     a) 24me             

     b) todoist             

     c) Evernote 

     d) Focus-Todo 

Özetlersek haftalık olarak performansınızı ölçmek sizi başarılı yapacak olan TEK ŞEY dir.

Haftalık Olarak Performans Nasıl Ölçülür?

Haftalık olarak ölçeceğinizin ne olduğunu bilmiyorsanız, zaten baştan çuvalladınız demektir. O nedenle ölçeceğiniz parametreleri (ölçütlerinizi) bilmek size büyük bir kolaylık sağlar. Yıllık hedefinize ulaşmak istiyorsanız, sizi oraya taşıyacak olan günlük faaliyetlerinizdir. Her gün yapacağınız faaliyetler sizi zafere taşımalıdır.

Genellikle danışmanlar yapılacak faaliyetlerin seçimi konusunda hata yaparlar. Herhangi bir danışmanın haftalık ajandasına bakarsanız, günlük karalamalardan başka bir şey bulamazsınız.

Profesyonel danışmanlar haftalarını ve günlerini doğru seçilmiş faaliyetler ile doldururlar. Kendilerini hedefine taşıyacak olan temel işlerini belirleyip bunları düzenli olarak hafta içinde gerçekleştirirler.

Başarılı profesyonel danışmanlar haftalık rutin (Temel İşler) işlerini tek tek tanımlayıp bunları hafta içi günlerine öncelik sırasına göre dağıtırlar. Bu faaliyetlerin bir kısmı hafta da bir kez yapılırken bazıları iki haftada bir kez yapılıyor olabilir.

Temel İşler dediğimiz faaliyetlerden bazı örnekler verelim:

   a) Sahibinden araması yapmak

   b) Haftalık Faaliyet Raporu hazırlamak

   c) Müşteri Servisi vermek

   d) Muhasebe işleri yapmak

   e) Ofis içi toplantılara katılmak

   f) Koçluk toplantısına girmek

   g) Mülk Sahiplerine ve Müşterilere geri dönüşler yapmak

   h) Diyalog Provaları yapmak

   ı) Ofis içi eğitimlere katılmak

  i) Mülk Sahibi ziyaretleri yapmak

   j) Etki Çevresi ziyaretleri yapmak

  k) Haftalık Faaliyet Ölçümü ve Planlaması yapmak

  l) Emlak Portal taramaları yapmak

  m) Bölge Çalışması yapmak

  n) Sosyal Medya Paylaşımları yapmak

Aslına bakacak olursak bir danışmanın başını kaşıyacak zamanı yoktur. Maalesef ben ofis ziyaretleri yaptığımda tam bunun tersi bir manzara ile karşılaşıyorum.

Yukarda paylaştığım tüm temel işlerin haftanın günlerine belli bir düzen içinde yerleştirilip ardından bu işlerin tek tek hayata geçirilmesi gerekir. Planlanan faaliyetler belli bir rutin ile gerçekleştirilmelidir.

Her danışmanın bir yapılacak işler listesi vardır. Tek yapılmayan şey bu listenin haftalık takvime taşınmasında yaşanan zorluktur.

NE yapmalı ve NASIL Yapmalı?

1) Her hafta planlama yapacağın GÜNÜ ve SAATİ Seç: Danışmanların büyük çoğunluğu haftalık planını Pazartesi günü ofise gelince yapmaya koyulur. Bu hatalı bir tutumdur. Hafta başladığında planlama yapmak için zaten iş işten geçmiş olur.

Haftaya zihnimizin organize olmuş bir şekilde başlaması gerekir. Bu yüzden bir sonraki haftayı bir önceki haftanın son günlerinde planlamalısınız. Bu planlama haftanın son günleri olan Cuma, Cumartesi, en geç Pazar günü olmalıdır.

Haftalık planlamanızı sakin ve huzurlu çalışacağınız bir ortamda yapmalısınız. Mümkünse evden veya ofisten dışarı çıkın. Bir kafede oturup bir taraftan keyifle kahvenizi çayınız içerken diğer taraftan da bir sonraki haftanızı planlayın. Stres altında plan yapmaya çalışmayın. Günün en keyifli zamanında ve saatinde planlamaya bir zaman ayırın. Belirlediğiniz gün ve saati kesinlikle değiştirmeyin. Örnek olarak Cumartesi Sabah saat 9:00 ile 10:00 arasını bu işe ayırın. Hem dışarda güzel bir kahvaltı yapın hem de gelecek haftanızı keyifle planlayın.

2) Gelecek haftanın önceliği olan TEK BİR ŞEY belirle: Gelecek hafta için belirleyeceğiniz her ne ise, bu seçtiğiniz faaliyetin size geri dönüşü en yüksek faaliyet olması gerekir. Yani hedefinize ulaşmanız için size en yüksek faydayı sağlayacak olan faaliyet ne ise ona odaklanın. Bir sonraki hafta bu TEK ŞEY i sonuçlandırın.

Örnek olarak sözleşmeli portföy sayınızı 12 adete çıkartma önceliğiniz varsa gelecek haftanın tüm faaliyetlerini sadece buna odaklı tasarlamalısınız.

Eğer hafta içinde onu da yapayım, bunu da yapayım diye çalışırsanız odağınızı kaybeder her işi yarım yamalak tamamlarsınız.

Tek bir faaliyet belirleyin ve sadece ona odaklanın. Yaptığınız faaliyet size en yüksek faydayı (geliri) sağlayacak faaliyet olmalıdır.

3) Haftalık takvimini/ajandanı gözden geçir: Haftalık plan yaptığın “gün ve saatte” yapacağın bir başka önemli görev ise geçen haftanın bir değerlendirmesini yapmaktır

Geçen hafta:

  – Ne planlamıştın?

  – Neler oldu?

  – Hangi sonuçları aldın?

  – Aldığın sonuçlardan memnun musun?

  – Planladıklarının ne kadarını gerçekleştirebildin?

  – Ters giden neler oldu?

  – Neleri daha farklı yaparak sonuç kaliteni artırabilirsin?

  – Kimlerden yardım ve destek alabilirsin?

  – Hangi bilgi ve eğitime ihtiyaç duyuyorsun?

  – Daha iyi olmak adına neler yapılabilir?

  – Daha iyi olman gereken alanlar hangileri?

Tüm bu soruları göz önünde tutarak önceki haftanın bir değerlendirmesini yapmalısın. Geçen haftadan öğrendiklerini gelecek hafta tekrar etmemelisin. Eğer aynı hataları tekrar ediyorsan, faturayı kendinde kesmelisin.

Şikayet etmeyi bırakıp sorunları nasıl çözebilirim diye senden daha deneyimlilere  danışmalısın. Bir sonraki hafta yapmaman gereken şeyleri not alıp her gün görebileceğin bir yerde koymalısın ki aynı hataları yapmaya devam etmeyesin. Aynı hataları tekrar tekrar yapmak ciddi bir akıl sorunudur. Bu sorunu sadece danışman kendisi farkındalıkla ve kararlılıkla çözebilir.

4) Yapılacak işler listeni gözden geçir: Her danışmanın cebinde, çantasında, bilgisayarında yapacağı işlerin bir listesini taşır. Unutmamak için az da olsa not almıştır!

Bu yapılacak işler listesi önemlidir. Güncel olmalıdır.

Üzülerek belirtmek isterim ki yapılacak işler listesi genellikle danışmanlar tarafından eksik hazırlanır. Sadece yapılacak işler alt alta yazılır ve bırakılır.

Mükemmel hazırlanmış bir Yapılacak İşler Listesi biraz daha zaman ve emek gerektirir.

Arzu edenlere benim kullandığım YİL ‘i örnek olarak gönderebilirim.

Aşağıda YİL in nasıl olması gerektiğini aşağıda görebilirsiniz;

    i) Yapılacak iş NE dir?

    ii) Yapılacak işten KİM sorumludur?

    iii) Yapılacak iş NE ZAMAN (gün:saat) gerçekleşecektir?

    iv) Yapılacak olan işin FAYDA ORANI nedir?

    v) Yapılacak olan iş yapılmaz ise SONUÇLARI ne olacaktır?

    vi) Yapılacak olan iş yapılır ise SONUÇLARI ne olacaktır?

Bu YİL i bir tablo olarak hazırlamak en iyisidir. YİL deki iş sayısı 10 adeti geçmemelidir. Bu 10 işin 1 tanesi fayda oranı YÜKSEK olan, 4 tanesi fayda oranı ORTA olan ve 5 tanesi de fayda oranı DÜŞÜK olan olarak tanımlanmalıdır.

5) YİL ‘i gelecek haftanın takvimine yerleştir: YİL hazırlandıktan sonra listelenen işlerin takvime geçirilmesi kalır. Tüm faaliyetlerinizi ister yanınızda taşıdığınız ajandaya ister Google takviminize ya da başka bir dijital iş takip sistemine aktarmalısınız. YİL bir liste olarak kesinlikle kalmamalıdır. 10 adet faaliyet haftalık ajandaya/takvime gerçekleştirilmek üzere tek tek işlenmelidir.

Haftalık takviminizde renkli kalemler kullanarak önceliklerinizi daha belirgin bir hale getirebilirsiniz. Önceliklerinizi doğru yönetmeniz halinde yılın sonunda kendinizle gurur duyarsınız. Çünkü hedefinize ulaşmış hatta aşmış olursunuz.

6) Eyleme Geç: Son adım; eyleme geçmektir. Eğer Cumartesi günü haftalık planınızı yukarıda anlattığım gibi hazırladıysanız, Pazartesi sabahı ofise keyifle gidebilirsiniz. Çünkü haftalık faaliyetleriniz bellidir. İş sadece gerçekleştirmeye kalmıştır. Sırası ile eyleme geçip haftalık planınızı uygularsanız büyük bir huzurla çalışırsınız.

Ancak bunu başarmak uygulamada o kadar kolay olmaz. Çünkü sizin planlarınızı bozacak mutlaka bir şeyler çıkacaktır.

Eğer kendinizi haftanın akışına bırakırsanız, yani eski alışkanlıklarınıza geri dönerseniz başladığınız noktaya eliniz boş olarak geri gelirsiniz. Böyle bir durumda bolca pişmanlık ve öfke hissedersiniz.

Buna karşı durabilmek için önünüze çıkan her engele HAYIR diyebilmeli ve planladıklarınızı gerçekleştirmeye var gücünüzle gayret etmelisiniz.

Bu hiç kolay olmayabilir. Çünkü bazen sizin kontrol edemeyeceğiniz durumlar ve koşullar ortaya çıkabilir. Bu gibi durumlarda sakin kalmaya çalışıp kendinize şu soruyu sormalısınız.

  “Bu durumu ben kontrol edebilir miydim?”

Bu sorunun cevabı HAYIR ise kendinizi üzmeye gerek yoktur. Bu planladığınız faaliyeti yeniden gerçekleştirmek için bir plan daha yapmanız gerekecektir.

Eğer sorunun yanıtı EVET se, o zaman kendinizi sorgulayıp ne yapmanız gerektiğini ortaya çıkarmalısınız. Hangi nedenle bu duruma düştüğünüzü ve zayıf halkanızı tespit etmek faydalı olacaktır.

7) “Söz Vermeyi” alışkanlık haline getir: Haftalık planını yapmak için kendine söz verebilirsin. Kendine verdiğin sözleri tutabiliyorsan, bu harika… Kısa zamanda hedefine ulaşacaksın demektir.

Ancak, ben kendine söz verip yapanlara çok az sayıda rastladım. Bu kolay bir beceri değildir. Sorumluluk ve öz disiplin gerektirir. Az da olsa bunu başaran Broker ve Danışmanlar tanıyorum.

Verdiği sözü tutabilmenin bir çözümü var aslında!

Sana güvenen ve inanan bir kişiden Haftalık Planını gerçekleştirmek için yardım alabilirsin. O kişi her kimse senin başarılı olmanı ve sana saygı duyan biri olmalıdır. Bu kişiye yapacakların konusunda söz vermeli ve ona düzenli olarak faaliyetlerin hakkında bir tür hesap vermelisin. Bu kişi eşin, yöneticin, yakın bir arkadaşın veya mentorun olabilir. Önemli olan söz verdiğin işleri yapmak ve hesap verebilmektir.

Yukarda saydıklarımın ilk 6 tanesini yapsanız da sizi asıl başarıya götürecek olan 7. Maddedir.

Birçok danışman burada başarısız olur. Çünkü insanlar hesap vermekten hoşlanmaz. Bir başkasına hesap verirken kendini kötü hisseder. Aslında bu his hatalı bir bilinç programlamasından başka bir şey değildir.

Denetlenmek ve kontrol edilmek bizi daha keskin yapacak olan bir biley taşıdır. Her zaman keskin olmak istiyorsanız birilerinin sizi denetlemesine izin verin. Sonuçları olağan üstü olacaktır.

Yıllık işlem Performansınızı nasıl artırabileceğinizi size ayrıntılı şekilde anlattım. Umarım bunu hayata geçirebilirsiniz.

Bu konuda sorularınız olursa benden destek alabilirsiniz.

Dilerseniz size mentorluk yapabilirim.

Bol kazançlı bir hafta diliyorum.

Güven AÇIK