Gayrimenkul Ekiplerinde Performans Takip Sistemleri

Bugün Gayrimenkul ekiplerinde Performans Takip Sistemlerinin nasıl kullanılacağı hakkında konuşacağız. Danışmanların ofislere katılmasının başlıca nedenlerinden biri, doğrudan ofisten daha fazla potansiyel müşteri elde etme olasılığıdır. Ofis liderlerinin ekibindeki danışmanlara kayıtsız kalması riskli bir durumdu. Ofisten ayrılıp kendi işini kurmayı düşünebilecek takım üyelerine karşı dikkatli olmak gerekir. 

Gelin, bunu önlemeye ve sağlıklı bir takım/danışman dinamiği oluşturmaya yardımcı olacak bazı sistemlerden bahsedelim.

Neden bir Ekibe katılmak isterler?

Ekip Performan Takip Sistemlerine dalmadan önce, danışmanların neden ilk etapta bir ekibe katıldığı hakkında konuşalım; Bir Gayrimenkul ekibini nasıl yöneteceğinizi öğrenirken, bu konuyu dikkate almanız faydalı olacaktır. Gayrimenkul sektöründe, Gayrimenkul Danışmanlarının %33’ü ilk yıllarından sonra işi bırakıyor. Beş yıl sonra Gayrimenkul Danışmanlarının %87’si mesleğe devam etmiyor. Gayrimenkul sektörü, tüm profesyonel sektörlerin arasında en yüksek başarısızlık oranlarından birine sahiptir. 

Gerçek şu ki, tek başına bir Gayrimenkul Danışmanı olmak zor bir durum. Çoğu danışman, daha fazla işlem yapabilmek için neler yapması gerektiğini bilmesine rağmen, kendilerini işine karşı sorumlu hissettirecek ve bu sorumluluğu yerine getirmesi için ona bir performans takip sistemi sunan marka ve ofis sayısı çok azdır.

Bir Gayrimenkul Ofisinin ekibine katılan Danışmanların başarı oranlarının daha yüksek olduğu bilinen bir gerçektir. Takip Sistemleri, Danışmanlara müşteri adayı, idari destek ve hesap verebilirlik sağlar. Danışmanlar, potansiyel müşteri adayı bulmanın ofisin sağladığı en değerli destek olduğunu düşünse de, “sorumluluk sahibi olmak” bir ekibe katılmanın açık ara en değerli kısmıdır. Sorumlulu bilinci olmayan Danışman, bu oyunda uzun süre kalamaz.

Ekip Performans Takip Tabloları, Danışmanın hesap verebilirliğini teşvik eder

Eğer bir ekip performans takip sistemini uygulamaya koyarsanız, danışmanlar memnun olup kullanacaklardır. Ekip Performans Takip Tabloları oluşturursanız, kendilerini sorumlu hissedeceklerdir. Bir Gayrimenkul ekibi yönetiminde hesap verebilirlik çok büyük katkı sağlar. Yüksek Performanslı Gayrimenkul Ekiplerinde, bir ekip performans takip tablosunun kullanıldığını görürsünüz. Basit ya da karmaşık takip etmenin faydası olduğu kesin. Somut verilerin ekiple paylaşılması önemli bir performans artışı sağlıyor.

Bu tablolar çok süslü olmak zorunda değil. Basit bir Excel tablosu işinizi görecektir. Takip sisteminin önemli bölümleri şunlardır:

Potansiyel Müşteri Üretimi veya Faaliyete Dayalı Göstergeler (FDG’ler)

Bunlar, her hafta, her ay sayısını belirleyebileceğiniz ve başarabileceğiniz somut etkinliklerdir. Bu faaliyetlerin yapılması genel amaca katkıda bulunur; Daha fazla işlem Kapatmak, Etki Çevresi Kişi Sayısını artırmak, Etki Çevresi Kişi Sayısının Haftalık Büyüme Oranı, Haftalık Bölge Çalışması sayıları, Potansiyel Müşteri Takip Sayıları, Alınan Randevu Sayısı, Asılan Branda Sayısı, Alınan Sözleşme Sayısı, Toplam Çevrimiçi Potansiyel Müşteri adayı sayısı, Gelen Çağrıya Yanıt Süresi, İşe Alım Randevu sayıları, vb. 

Her ekip farklıdır. Ekip Performans Takip Sisteminize eklenebilecek birçok FDG kullanabilirsiniz. Kilit nokta, bu FDG’lerin her biri için hedeflenmiş adetler üzerinde Takım Lideri ile Danışmanın el sıkışmış olmasıdır. Eğer bir ekibiniz varsa, Ekip üyelerine yönelik beklentilerinizin ikna edici olması için FDG’leri Ekip Performans Takip Sisteminize koymalısınız.

Dönüştürme Ölçüleri

Bunlar, bir işleme dönüşmeye yol açan tüm faaliyetler olacaktır. Hedef Listeleme Randevuları, Listeleme Randevuları Sonuçları, İmzalanmış Listeleme Sözleşmeleri Sayısı, Alıcı Randevuları Sayısı, Alıcı Yer Gösterme Zabıtları Sayısı, Temsil Yetki Sözleşmeleri Sayısı vb. Dönüştürme Ölçüleri ekip içindeki olası sorunları teşhis etmenize büyük oranda yardımcı olur. Örneğin, bir danışman fazla sayıda listeleme randevusu alıyor ancak düşük sayıda Temsil Yetkisi alıyorsa, bunun nedenini anlamak gerekir. Danışman çok fazla randevu alıyor ve sözleşme gelmiyorsa, Sunumda acaba hangi hataları yapıyor olabilir? Bir üzerinde düşünmek lazım.

Eğitim Desteği

Video ve yansılar desteği ile ekip üyelerine eğitimler vermek, hem ekibin kaynaşmasına hem de başarılı olmasına büyük bir katma değer sağlar. Dönüştürme ölçülerinde sorunlar varsa, derhal bu konuda hangi danışmanın hangi eğitime ihtiyacı olduğunun tespiti şarttır. Danışman en kısa zamanda bu konuda eğitim almalı ve ardından prova programına sokulmalıdır. 

Ekiplerin en çok eksik olduğu nokta prova sayısıdır. Yeterli sayıda prova yapan ekiplerin açık ara önde olukları çok nettir. Sayısız başarılara imza atmış, kupalar kaldırmış bir futbol takımı nasıl kesintisiz antrenman yapmaya devam ediyorsa, gayrimenkul ekibin de haftalık provalara devam etmesi sağlanmalıdır.

Kayıp Ölçümleri veya Sonuç Bazlı Göstergeler (SBG’ler)

Sözleşmeli Portföy Sayısı, İşleme dönmeyen Hacim, Haftalık İşlem Sayısı, Haftalık İşlem Tutarı, 40 günü aşmış bekleyen portföy sayısı, Bölgedeki Asılı Branda Sayısı vb. Bunlar, gerçekleştirilen faaliyetlerden (SBG’ler) elde edilen sonuçlardır. Çoğu danışman genellile  SBG ‘lere odaklanmayı tercih eder, ancak danışmanların FDG ‘lere odaklanmaları için eğitmesi gerekir. FDG ‘ler için eyleme geçirilebilir. Ancak SBG’ler için eyleme geçilemez.

Bir Gayrimenkul ekibi nasıl yönetilir: Doğru Standartları koyarak

Şimdi Kayıp Ölçümlerimizdeki “Haftalık İşlem Sayısı” üzerinde bir örnek üzerinde konuşacağız. Bu değerlendirmede üç sütun söz konusu olacak: Danışman Adı, Danışman tarafından Yapılan İşlem Saysı ve Ekip tarafından yapılan toplam işlem Sayısı. Burada danışmanın haftada toplam kaç işlem yaptığı ile ekibin aynı haftada toplam kaç işlem yaptığının karşılaştırmasını görebiliriz.

Gayrimenkul Danışmanı için üretkenlik standartlarını belirlemek söz konusu olduğunda, “Oranlama Standardı” nı daha doğru buluyorum. Ekipteki bir Danışmanın kendi başına oluşturduğu kapanış sayısı ile ekip tarafından oluşturulan toplam kapanış sayısı arasında açıklayıcı bir oran olmalıdır. 

Örnekte Danışman Ayla’nın “Bir Haftada” ulaştığı Kapanış Sayısı “3” Ekibe Oranı “0,43” Ekipte kendisinin ağırlığı taşıdığını gösteriyor. Bu sonuçlar bir yadan oranı yüksek olan danışmanın özgüveninin artmasına olanak sağlarken diğer yandan düşük performanslı danışmanların da hangi eğitimi almaları gerektiğini netleştiriyor. 

Mentorluk yaptığım danışanlara, Oranlama Standardını uygulayarak, danışmanın kendi sorunlarının %90 ‘ını çözebildiğini gördüm. Bu proaktif bir çözüm. Çünkü sorunların daha sorun olmadan çözülmesini sağlıyor. Oranlama Standardını, kullanmak ekibinizin performansını temelden değiştirir. Bir ekibin başarısız olmasının birincil nedeni, üretkenlik standartlarının belirlenmemiş olmamasıdır.

Oranlama Standardı, sizi ayrılma riski olabilecek ekip üyelerine karşı da uyarır. Örneğin, ekip üyeniz ekipten daha fazla kapanış yapıyorsa, bu iyi değildir! Bu durum, ekibinizde olmaktan fayda sağlayıp sağlamadıklarını fark etmelerine neden olur. Daha da önemlisi, komisyon oranlarını hesaba kattığınızda, bu danışmanın ekibinizden ayrılması halinde daha fazla para kazanabileceğine işaret eder! Oranlama Standartı takibi ile hem üretkenliği hem de olası sorunları önceden görebilme imkanına sahip olursunuz.

Bir Gayrimenkul ekibini doğru yönetmenin 3 anahtarı

   1) Ekip Performans Takip Panosu kullanmaya başlayın

   2) Üzerinde anlaşmaya varılmış FDG ‘ler ve sayısal hedefler oluşturun

   3) Hesap verebilirlik için haftalık bir ekip toplantısı organize edin

Bir Ekip Performans Takip Tablosu, danışmanların istedikleri sonuçları elde etmek için yapmak istemedikleri, rahatsız edici (ama önemli) işleri yapmalarına ve motive olmalarına yardımcı olur. Bu, bir Gayrimenkul Ofisinin danışmanlarına sağlacağı en değerli katkıdır.

Ekip Performans Takip Tablonuzu desteklemek için haftalık bir ekip toplantısına ihtiyacınız olacaktır. O toplantıda tablodaki sayıların üzerinden ekipçe hep birlikte geçtiğinizde, konuşmalar başlayacak ve bazı yorumlar, ihtiyaçlar ön plana çıkacaktır. Ekibinizi en iyi böyle yönetirsiniz. Danışmanlarınızın kendi sorunlarının neler olduğunu teşhis etmesine yardımcı olursunuz. Bu sorunların çözümleri hakkında konuşma fırsatı yaklarsınız. 

Bir taraftan Danışmanlarınızı destekliyorsunuz diğer taraftan haftalık olarak Ekip Performans Takip Tablosu hep birlikte incelerken sorumluluk bilincini aşılamaya yardımcı olacak zor sorular soruyorsunuz. Sorumluluk almayan ve hesap vermekten çekinen danışman ile en kısa zamanda yollarınızı ayırmak sizin için en doğru karar olacaktır. 

Bu haftalık bu kadar.

Bol kazançlar ve başarılar diliyorum.

Güven AÇIK